Eventos pequeños que llenan una cafetería: catas, intercambios de idiomas, exposiciones
Para llenar tu cafetería con un evento pequeño, elige un formato que ya sepas hacer (una cata, un intercambio de idiomas, una exposición), ponlo en una hora floja, limita las plazas y repítelo cada mes. Mide cuánta gente nueva vino y cuántos volvieron. Empieza con un evento al mes, no con un festival.
En resumen
- Un evento pequeño sirve para dar una razón concreta de venir a una hora concreta. Elige tu franja más floja y un formato que no te obligue a gastar.
- Abajo tienes 5 formatos, una ficha de evento para copiar y una cuenta de ejemplo (con números inventados) para saber si te sale a cuenta.
- No hemos encontrado estudios independientes sobre cuánto sube la facturación de una cafetería pequeña con eventos. Mide el tuyo con una libreta.
¿Qué eventos funcionan en una cafetería pequeña?
Los que cabe en tu local y encajan con lo que ya haces. Las guías del sector coinciden en los mismos formatos: catas y talleres de café, concursos de latte art, exposiciones o música con artistas del barrio y talleres con gente que trabaja con las manos (Per Diem, Perfect Daily Grind). Estos cinco son los más fáciles de empezar. Las valoraciones de coste y esfuerzo son nuestra estimación, no una medición.
| Formato | Coste | Esfuerzo | Cómo empezar |
|---|---|---|---|
| Cata de café (2-3 cafés, 8-12 plazas) | Bajo | Medio | Prepara el mismo café con dos métodos y deja que comparen. Perfect Daily Grind propone una tarde de métodos de preparación con el mismo café en cada uno |
| Intercambio de idiomas | Nulo | Bajo | Un día fijo, mesas largas, una consumición por persona. Hablad media hora en cada idioma |
| Exposición del barrio | Nulo | Medio | Pide a una ilustradora o fotógrafa del barrio que cuelgue obra un mes. Una inauguración de una hora |
| Club de lectura, juegos de mesa o tertulia | Nulo | Bajo | Un día fijo cada semana o cada quincena. Tú pones el sitio, ellos traen el plan |
| Taller con un vecino (cerámica, flores, dibujo) | Bajo | Alto | Tú pones el local y el café; la persona que lo da cobra la entrada o trae el material |
Si tu barrio tiene un negocio al que le sobra gente a otras horas, mira colaborar con el negocio de al lado: muchos de estos formatos salen mejor a dos.
¿En qué hora conviene ponerlo?
En la peor que tengas, no en la mejor. Un evento en tu hora fuerte te estorba; en tu hora floja, trae gente que de otro modo no vendría. Si todavía no sabes cuál es, mide dos semanas con una libreta junto a la caja, como explicamos en 12 ideas para llenar las tardes de tu cafetería.
¿Cómo lo preparo? Una ficha de evento para copiar
Una ficha de una página te obliga a decidir antes de anunciar. Copia esta plantilla, rellénala y guárdala:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Nombre del evento | Corto y que se entienda: «Cata de dos cafés», «Intercambio ES/EN» |
| Fecha y hora (inicio y fin) | Una hora y media o dos como máximo |
| Plazas | Las que caben sentadas sin molestar al resto del local |
| Precio | Gratis con consumición, o entrada que incluya algo (una bebida y un dulce) |
| Quién lo lleva | Tú, un empleado o un invitado (con su nombre) |
| Qué necesitas | Material, mesas, cartel, música si la hay |
| Cuándo se anuncia | Dos semanas antes en tu ficha de Google, Instagram y cartel en la puerta |
| Cómo se apuntan | Mensaje directo, formulario o apuntarse en la barra |
| Qué mides | Personas que vienen, personas nuevas, consumo medio, cuántas vuelven |
| Si funcionó, lo repito | Misma hora, mismo día del mes |
¿Cómo lo anuncio?
Con la información que Google ya te permite publicar. Desde tu ficha puedes crear una publicación de tipo Evento: pide un título y fechas y horas de inicio y fin, y si no pones hora, se muestra como si durara 24 horas. Las publicaciones aparecen en el buscador y en Maps (ayuda de Google). Pon siempre la hora.
Después, un cartel en la puerta, una publicación y una historia en Instagram unos días antes y otra el día de antes. Si dudas qué contar, mira qué publicar en Instagram cuando no tienes tiempo. Y si tu ficha de Google está desactualizada, empieza por cómo optimizarla.
¿Me sale a cuenta? Una cuenta de ejemplo
Esta cuenta usa números inventados, solo para enseñar el método. Cambia los tuyos.
| Cata de café, 10 personas | Importe |
|---|---|
| Entradas: 10 × 10 € | 100 € |
| Café para la cata | −15 € |
| Dulces | −12 € |
| Cartel e impresión | −3 € |
| Tu tiempo: 3 horas (preparar y llevarla) × 12 € | −36 € |
| Resultado | 34 € |
Lo importante no es el resultado de esa tarde. Es cuántas de esas 10 personas vuelven. Si dos o tres repiten un día normal, la cata ya ha cumplido. Si el evento es gratis (un intercambio de idiomas), la cuenta es más simple: cuenta las consumiciones y compáralas con una tarde sin evento.
¿Qué tengo que revisar antes de hacerlo?
Tres cosas, antes del primer evento. Esto no es asesoramiento legal: confírmalo con tu ayuntamiento y con tu aseguradora.
- El seguro. Perfect Daily Grind recomienda comprobar si el seguro del local cubre los eventos (Perfect Daily Grind).
- La música. Si habrá música en directo o grabada, puede hacer falta una licencia de comunicación pública. La SGAE tiene un selector de licencias para negocios en sgae.es/clientes-usuarios. Pregunta también si tu ayuntamiento pide algo para la música en directo.
- El aforo y el ruido. Cuenta las plazas que caben de verdad y avisa a los vecinos de arriba la primera vez.
¿Cómo consigo que vuelvan?
Un evento trae gente nueva un día; lo que llena las tardes es que repitan. Cuando acabe, deja una razón concreta para volver: la fecha del siguiente, o una recompensa por la próxima visita. Una tarjeta de fidelidad digital para cafeterías guarda las visitas en el móvil de quien vino y te deja ver a qué hora vuelve cada persona. Una nota honesta: sellar con el móvil lleva unos segundos más que un sello de papel, así que sella mientras preparas el café.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia hago un evento?
Una vez al mes para empezar. Con el mismo día y la misma hora, la gente se acostumbra y no tienes que decidirlo cada vez. Es una pauta práctica, no una regla científica.
¿Cobro entrada o lo hago gratis?
Gratis con consumición si el objetivo es traer gente nueva; con entrada si hay un coste claro (café especial, materiales, una persona invitada). Pon en la entrada algo que valga lo que cuesta.
¿Y si no viene nadie?
Es normal el primer día. Apunta cuántos vinieron, cambia una cosa (la hora o la forma de anunciarlo) y prueba otra vez. Si tras tres intentos no pasa nada, pasa al siguiente formato.
¿Necesito una licencia para hacer un evento?
Depende del tipo de evento, de si hay música y de tu ayuntamiento. Pregunta en tu ayuntamiento y a tu aseguradora antes del primero.